Informativa Clienti

Informativa Clienti da fornire ex art. 13, Reg. UE 2016/679 (GDPR)

Identità e contatti del titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è: Barò Cosmetics S.p.A Sede Legale: via Emilio Faà di Bruno 15 - 00195 Roma (RM) Sede Operativa e Showroom: Corso Asti 39/A - 12050 Guarene (CN) C.F. e P.Iva 03613200041.

Il Responsabile della Protezione dei dati (DPO), nominato dal Titolare ai sensi degli artt. 37 e ss. GDPR, è la società Omniconsulting S.r.l.s. con sede legale in Torino, Via Roma 366, codice fiscale e partita IVA 11868170017, e-mail dpo@barocosmetics.it.

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Categoria dei dati personali

A titolo esemplificativo, Barò Cosmetics acquisisce le seguenti tipologie di dati personali:

1. dati anagrafici, quali nome e cognome, luogo e data di nascita, sesso, indirizzo di residenza, recapito alternativo;
2. dati di contatto, quali l’indirizzo di spedizione, il numero di telefono (fisso e/o mobile) e l’indirizzo di posta elettronica;
3. dati fiscali, quali il codice fiscale (nei casi in cui fosse richiesta fattura)
4. dati relativi agli acquisti
5. nel caso di raccolta tramite Form online anche dati di navigazione, quali indirizzo IP, orario di accesso al sito e/o di registrazione, eventuale referer di iscrizione, metodi di accesso al server, codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server.

Non sono acquisiti dati di natura sensibile o comunque appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9 del GDPR o dati relativi a reati o condanne penali.

I dati personali sono raccolti direttamente presso l’interessato attraverso:

• la compilazione del Form di registrazione / inserimento ordini sui siti on-line di e-commerce;
• oppure tramite cartolina postale;
• oppure tramite altri canali di contatto attivi, online e telefonico.

 

Finalità del trattamento, base giuridica e tempi di conservazione

Il Trattamento dei Dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti del Cliente ed è condotto per le seguenti finalità:

1. Per consentire la partecipazione degli interessati ad attività promozionali di Barò Cosmetics, nonché la relativa gestione, ivi comprese, le comunicazioni relative all’esito della partecipazione, ad eventuali variazioni della composizione dei premi, alla relativa spedizione;
2. Per inserire e processare un ordine di acquisto di prodotti e servizi;
3. Per adempimento di obblighi di legge di natura amministrativa, contabile, civilistica, fiscale, regolamenti e normative comunitarie;
4. Per fornire servizio di assistenza (tramite chat, telefono, e-mail) per ogni esigenza legata all’acquisto dei nostri prodotti o all’utilizzo dei nostri servizi;
5. Per scopi di marketing al fine di inviare comunicazioni commerciali con strumenti tradizionali (posta ordinaria e telefono con operatore) o automatizzati (posta elettronica, telefono senza operatore, sms, social media, Whatspp) relativi ad attività del titolare o di partners del titolare;
6. Per lo svolgimento di analisi di mercato e statistiche: marketing e per analisi e definizione di profili e preferenze;
7. Per la Comunicazione dei dati a terzi come precisato nel successivo punto “Ambito di Comunicazione dei dati”
8. Per promuovere tramite posta elettronica analoghi servizi o prodotti agli interessati che ne hanno già usufruito, mediante l’invio di comunicazioni informative e/o di promozioni affinché i nostri clienti restino aggiornati riguardo le nostre novità ed iniziative.
9. Per permettere di selezionare agli interessati un'offerta di buoni sconto di acquisto di loro interesse attraverso l’invio a società specializzate nella gestione di Voucher Network dell’indirizzo e-mail e dell’indirizzo IP in forma pseudonimizzata e criptata, e tra queste la società Sovendus GmbH, Hermann-Veit-Str. 6, 76135 Karlsruhe.

 

Per la finalità al punto (1) (2) e (4) la base giuridica di riferimento è l’adempimento pre-contrattuale o contrattuale (GDPR, ex art. 6 lett. b). il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per dare esecuzione all’ordine o alle obbligazioni precontrattuali, in tutte le fasi, dalla presa in carico dell’ordine sino alla sua consegna ed eventuale assistenza successiva.

Per la finalità al punto (3), la base giuridica di riferimento è in relazione agli obblighi di legge (GDPR, ex art. 6 lett. c). Il periodo della conservazione dei dati è determinato in base alle singole norme nazionali e comunitarie che impongono obblighi legali cui il Titolare è soggetto.

Per la finalità al punto (5), (6) e (7) la base giuridica è il consenso dell’interessato (GDPR, ex art. 6 lett. a). Il periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui il cliente revocherà il consenso e/o manifesterà la volontà di opporsi al trattamento, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22. e comunque non oltre un periodo di 24 mesi dall’ultimo contatto utile o acquisto.

Per la finalità al punto (8), la base giuridica del trattamento è il legittimo interesse (GDPR, ex art. 6 lett. f) di aggiornare gli interessati, che hanno già usufruito dei prodotti di Barò in relazione alle offerte relative a servizi analoghi, nel rispetto delle previsioni di cui all’articolo 130, comma 4, del Codice Privacy, fermo restando la facoltà da parte degli interessati di opporsi in ogni momento al trattamento.

Per la finalità al punto (9), la base giuridica del trattamento è il legittimo interesse (GDPR, ex art. 6 lett. f). Il valore di hash pseudonimizzato dell'indirizzo e-mail è utilizzato dalla società specializzata nella gestione di Voucher Network per tenere conto di un eventuale impedimento pubblicitario. L'indirizzo IP viene utilizzato esclusivamente ai fini della sicurezza dei dati e di norma viene anonimizzato dopo sette giorni.

Il conferimento dei dati è obbligatorio per i trattamenti che Barò Cosmetics deve effettuare per adempiere alle obbligazioni precontrattuali e contrattuali nei confronti dell’interessato, nonché ad obblighi di legge, norme e regolamenti. Il mancato conferimento di tali dati può comportare la mancata o parziale esecuzione del contratto e/o la mancata prosecuzione del rapporto.

Barò Cosmetics conserva e tratta i dati personali per il tempo strettamente necessario ad adempiere alle finalità indicate per tutta la durata del rapporto commerciale e/o per il periodo imposto dalle vigenti disposizioni in materia civilistica e fiscale. Per finalità di marketing, il periodo di conservazione viene limitato al periodo in cui l’utente risulti attivo ovvero fino a che non revochi il consenso al trattamento. Ogni qualvolta riceverà un’email da Barò Cosmetics S.p.A., avrà comunque la possibilità - nel caso in cui non desideri più ricevere comunicazioni e inviti da parte nostra - di chiedere la cancellazione dei dati di contatto.

 

Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati dal Titolare con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema gestionale aziendale, in server dedicati.

Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Nel trattamento che il Titolare effettuerà sui dati personali non è previsto alcun processo decisionale automatizzato che possa produrre effetti giuridici che riguardano l’interessato o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.

 

Ambito di comunicazione dei dati

I dati dei clienti saranno accessibili, nell’ambito delle rispettive funzioni, ai dipendenti e collaboratori del Titolare (es. dipendenti dell’Ufficio Commerciale) debitamente designati per lo svolgimento di specifici compiti e/o funzioni in qualità di autorizzati/incaricati, ai collaboratori  esterni e ai fornitori di servizi per il Titolare, designati come responsabili del trattamento, ai quali sono state date specifiche istruzioni scritte, nella misura in cui ciò risulti strettamente necessario per il perseguimento delle finalità (“Finalità del Trattamento”) del presente documento informativo. I dati raccolti ed elaborati potranno, pertanto, essere comunicati esclusivamente per le finalità sopra specificate a:

• Enti postali o altri spedizionieri per il recapito della corrispondenza;
• Aziende di trasporto per la spedizione di merci;
• Istituti bancari/finanziari per la gestione di Incassi e Pagamenti;
• Consulenti aziendali e liberi professionisti, anche in associazione tra loro, che collaborano con il Titolare (es. commercialisti, soggetti incaricati alla revisione del bilancio e consulenti amministrativi, fiscali e contrattuali);
• Compagnie assicurative;
• Enti pubblici in adempimento degli obblighi normativi
• Società di specializzate nella gestione di Voucher Network

 

I dati potranno essere inoltre comunicati anche ad organi di controllo, forze di polizia e magistratura per far valere o difendere un proprio diritto o un diritto di un terzo in sede giudiziaria.

Solo con il consenso preventivo, specifico, libero e facoltativo ritirabile in qualsiasi momento, i dati personali potranno essere comunicati a società terze clienti, committenti o partner del Titolare affinché, agendo quali autonomi titolari del trattamento procedano all’effettuazione di comunicazioni commerciali e inviate attraverso il web, posta, e-mail, telefono (sms, mms, telemarketing). Tali soggetti terzi appartengono alle categorie merceologiche sotto indicate: case automobilistiche, concessionari di auto, intermediari assicurativi, compagnie assicurative, banche, società finanziarie, mediatori creditizi, agenti in attività finanziaria, distributori commerciali, agenzie di comunicazione, centri media, aziende attive nel direct marketing e nel brokeraggio di liste, fornitori di servizi elettrici o energetici, fornitori di servizi di telefonia fissa e mobile e ADSL, case editrici, distributori di quotidiani, periodici e libri, fornitori di prodotti enogastronomici, fornitori materiale per ufficio, fornitori di servizi TV digitale e/o satellitare ed emittenti televisive, produttori e/o distributori di articoli per l’infanzia, aziende che operano nell'ambito dei beni di largo consumo, società di soccorso stradale, associazioni no profit e onlus, oppure per le terze parti per loro iniziative di marketing e commerciali con strumenti automatizzati e non automatizzati aventi oggetto prodotti e/o servizi anche diversi da quelli relativi ai servizi offerti dal Titolare. Pertanto, tali soggetti tratteranno i dati personali dell’utente in qualità di autonomi titolari del trattamento ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679. L’elenco completo ed aggiornato dei soggetti che trattano dati personali dell’utente in qualità di autonomi titolari è disponibile presso il Titolare.

 

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

I Dati non sono trasferiti fuori dall’Unione Europea, ma il Titolare si riserva la facoltà di modificare l’ubicazione dei server anche fuori dall’Unione Europea, assicurando, in tal caso, che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni e con le adeguate garanzie di legge.

 

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo postale Barò Cosmetics S.p.A Sede Legale: via Emilio Faà di Bruno 15 - 00195 Roma (RM) Sede Operativa e Showroom: Corso Asti 39/A - 12050 Guarene (CN), l’interessato può esercitare i diritti di: accesso (art.15, GDPR), rettifica (art.16, GDPR), cancellazione ed oblio (art.17, GDPR), limitazione del trattamento (art.18, GDPR), notifica in caso di rettifica o cancellazione (art.19, GDPR), portabilità dei dati (art.20, GDPR), revoca del consenso, opposizione al trattamento (art.21, GDPR) nonché opporsi alla profilazione (art.22, GDPR). In qualsiasi momento, l’interessato può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati personali possono essere comunicati.

 

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di presentare reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, inviando e-mail a protocollo@pec.gpdp.it, usando il modello che si trova sul sito dell’Autorità.